Cara Membuat Laporan Keuangan Sederhana untuk UMKM

Laporan keuangan sering dianggap rumit dan hanya bisa dibuat oleh orang yang memahami akuntansi. Padahal, pemilik UMKM dapat memulainya dengan pencatatan yang sederhana.

Anda tidak harus langsung menggunakan sistem akuntansi yang kompleks. Hal terpenting adalah mencatat setiap transaksi secara rutin, memisahkan uang usaha dari uang pribadi, dan menyusun ringkasan keuangan pada akhir periode.

Dengan laporan keuangan sederhana, Anda dapat mengetahui apakah usaha benar-benar menghasilkan keuntungan, berapa uang yang tersedia, serta apakah kondisi keuangan bisnis masih sehat.

Apa Itu Laporan Keuangan Sederhana?

Laporan keuangan sederhana adalah ringkasan mengenai pemasukan, pengeluaran, aset, utang, dan modal usaha dalam periode tertentu.

Periode laporan dapat dibuat:

• Setiap minggu untuk memantau operasional.
• Setiap bulan untuk mengevaluasi kinerja usaha.
• Setiap tiga bulan untuk melihat perkembangan bisnis.
• Setiap tahun untuk kebutuhan evaluasi dan administrasi.

Bagi usaha yang baru mulai melakukan pembukuan, laporan bulanan biasanya menjadi pilihan paling praktis.

Dalam SAK EMKM, laporan keuangan minimum terdiri dari laporan posisi keuangan, laporan laba rugi, dan catatan atas laporan keuangan. Untuk kebutuhan pengelolaan usaha sehari-hari, pemilik UMKM juga sebaiknya membuat catatan arus kas.

Mengapa UMKM Perlu Membuat Laporan Keuangan?

Tanpa laporan keuangan, pemilik usaha sering menilai kondisi bisnis hanya berdasarkan jumlah uang di rekening atau banyaknya pesanan.

Padahal, saldo kas yang besar belum tentu berarti bisnis memperoleh laba. Sebagian uang tersebut mungkin berasal dari utang, modal tambahan, pembayaran pelanggan untuk pesanan yang belum dikerjakan, atau kewajiban yang belum dibayar.

Laporan keuangan membantu Anda:

1. Mengetahui laba atau rugi usaha

Anda dapat membandingkan pendapatan dengan seluruh biaya yang dikeluarkan selama satu periode.

2. Memantau uang masuk dan keluar

Catatan arus kas membantu memastikan bisnis memiliki cukup uang untuk membayar supplier, gaji, sewa, dan pengeluaran rutin lainnya.

3. Mengendalikan biaya

Pengeluaran yang dicatat secara teratur lebih mudah diperiksa. Anda dapat mengetahui biaya mana yang terlalu besar atau sebenarnya tidak diperlukan.

4. Menentukan keputusan bisnis

Laporan keuangan dapat menjadi dasar untuk menentukan harga jual, menambah stok, membeli peralatan, merekrut karyawan, atau membuka cabang.

5. Mempermudah pengajuan pembiayaan

Pencatatan yang tertib membuat kondisi usaha lebih mudah dinilai ketika Anda mengajukan pinjaman atau pembiayaan. Bank Indonesia juga mendorong penggunaan pencatatan keuangan digital untuk membantu UMKM menyusun laporan dan meningkatkan akses terhadap layanan keuangan.

Persiapan Sebelum Membuat Laporan Keuangan

Sebelum menyusun laporan, lakukan beberapa persiapan berikut.

Pisahkan uang pribadi dan uang usaha

Gunakan rekening, dompet digital, atau tempat penyimpanan kas yang berbeda untuk transaksi bisnis.

Ketika uang pribadi dan usaha bercampur, Anda akan kesulitan menentukan:

• Berapa keuntungan yang sebenarnya diperoleh.
• Berapa modal yang masih berada di dalam bisnis.
• Pengeluaran mana yang termasuk biaya usaha.
• Berapa uang yang telah diambil pemilik.

Apabila pemilik mengambil uang usaha untuk kebutuhan pribadi, catat sebagai prive atau pengambilan pemilik, bukan sebagai biaya operasional.

Tentukan periode laporan

Untuk tahap awal, gunakan periode bulanan. Contohnya, seluruh transaksi dari 1 sampai 31 Juli dimasukkan ke dalam laporan keuangan bulan Juli.

Kumpulkan bukti transaksi

Siapkan seluruh dokumen yang berhubungan dengan transaksi usaha, seperti:

• Invoice penjualan.
• Kuitansi pembayaran.
• Nota pembelian.
• Bukti transfer.
• Mutasi rekening.
• Tagihan supplier.
• Catatan pembayaran tunai.
• Bukti pembayaran sewa dan utilitas.

Bukti transaksi membantu memastikan angka yang dicatat sesuai dengan transaksi sebenarnya.

Langkah Membuat Laporan Keuangan Sederhana

1. Catat semua transaksi

Buat satu tabel untuk mencatat transaksi harian.

Format sederhananya dapat dibuat seperti berikut:

Catat transaksi segera setelah terjadi. Jangan menunggu sampai akhir bulan karena bukti transaksi dapat hilang atau terlupakan.

2. Kelompokkan transaksi berdasarkan kategori

Setelah dicatat, masukkan setiap transaksi ke kategori yang sesuai.

Kategori pemasukan dapat meliputi:

• Penjualan produk.
• Pendapatan jasa.
• Pendapatan pengiriman.
• Pendapatan lain dari kegiatan usaha.

Kategori pengeluaran dapat meliputi:

• Bahan baku.
• Kemasan.
• Ongkos kirim.
• Gaji atau upah.
• Sewa tempat.
• Listrik dan internet.
• Biaya pemasaran.
• Biaya administrasi.
• Perawatan peralatan.

Pisahkan transaksi yang bukan pendapatan atau biaya operasional, seperti:

• Tambahan modal pemilik.
• Pinjaman yang diterima.
• Pembelian peralatan.
• Pembayaran utang.
• Pengambilan uang oleh pemilik.

Tambahan modal dan pinjaman bukan pendapatan penjualan. Sebaliknya, pembelian peralatan tidak selalu dicatat sebagai biaya operasional biasa karena peralatan masih memberikan manfaat bagi usaha.

3. Hitung total pendapatan

Jumlahkan seluruh pendapatan usaha selama periode laporan.

Contoh:

Pastikan pendapatan usaha tidak tercampur dengan modal tambahan atau pinjaman.

4. Hitung harga pokok dan biaya operasional

Selanjutnya, jumlahkan biaya yang digunakan untuk menghasilkan produk serta biaya menjalankan usaha.

Contoh:

Untuk usaha yang menjual produk, biaya bahan baku dan produksi dapat dihitung sebagai harga pokok penjualan atau HPP.

HPP sebaiknya mencakup seluruh biaya yang berhubungan langsung dengan pembuatan produk, seperti bahan baku, tenaga kerja produksi, kemasan, dan biaya produksi lain yang relevan.

5. Buat laporan laba rugi

Laporan laba rugi menunjukkan hasil usaha dalam satu periode.

Perhitungannya:

Laba bersih = Total pendapatan − Total biaya

Berdasarkan contoh sebelumnya:

Artinya, usaha menghasilkan laba bersih sebesar Rp5.000.000 selama periode tersebut.

Apabila total biaya lebih besar daripada pendapatan, usaha mengalami kerugian.

Laba bersih juga dapat digunakan untuk menghitung margin laba:

Margin laba bersih = Laba bersih ÷ Pendapatan × 100%

Pada contoh di atas:

Rp5.000.000 ÷ Rp15.000.000 × 100% = 33,33%

Artinya, dari setiap Rp100 pendapatan, sekitar Rp33 menjadi laba bersih setelah seluruh biaya diperhitungkan.

6. Buat laporan arus kas

Laporan laba rugi menunjukkan keuntungan, sedangkan laporan arus kas menunjukkan pergerakan uang yang benar-benar masuk dan keluar.

Contoh laporan arus kas:

Pembelian peralatan mengurangi kas, tetapi tidak dimasukkan seluruhnya sebagai biaya operasional dalam contoh laporan laba rugi.

Inilah alasan laba bersih dan saldo kas dapat memiliki angka yang berbeda.

7. Buat laporan posisi keuangan

Laporan posisi keuangan atau neraca menunjukkan apa yang dimiliki usaha, apa yang masih menjadi kewajiban, dan berapa modal bersih pemilik pada tanggal tertentu.

Struktur sederhananya terdiri dari:

• Aset: uang tunai, saldo bank, piutang, persediaan, dan peralatan.
• Liabilitas: utang supplier, pinjaman, dan kewajiban lain.
• Ekuitas: modal pemilik ditambah laba yang ditahan di dalam usaha.

Rumus dasarnya:

Aset = Liabilitas + Ekuitas

Contoh laporan posisi keuangan:

Total aset harus sama dengan total liabilitas dan ekuitas.

Perbedaan Laba dan Arus Kas

Salah satu kesalahan paling umum dalam mengelola keuangan usaha adalah menganggap laba sama dengan uang tunai.

Usaha dapat mencatat laba tetapi mengalami kekurangan kas. Kondisi ini dapat terjadi apabila:

• Banyak penjualan dilakukan secara kredit.
• Pelanggan belum membayar invoice.
• Bisnis membeli stok dalam jumlah besar.
• Bisnis membeli peralatan.
• Ada utang atau tagihan yang harus segera dibayar.

Sebaliknya, saldo kas dapat bertambah meskipun bisnis tidak memperoleh laba, misalnya karena menerima pinjaman atau tambahan modal dari pemilik.

Karena itu, laporan laba rugi dan arus kas harus diperiksa bersama-sama.

Kesalahan yang Sering Dilakukan UMKM

Mencampur uang usaha dengan uang pribadi

Pengeluaran pribadi dapat terlihat seperti biaya usaha dan membuat laporan menjadi tidak akurat.

Tidak menyimpan bukti transaksi

Tanpa invoice, nota, atau bukti transfer, Anda akan kesulitan memeriksa kebenaran pencatatan.

Hanya mencatat transaksi melalui rekening

Transaksi tunai, dompet digital, dan pembayaran langsung tetap harus dicatat.

Menganggap modal sebagai pendapatan

Uang yang disetorkan pemilik merupakan modal, bukan hasil penjualan.

Menganggap pinjaman sebagai laba

Pinjaman menambah kas, tetapi juga menambah kewajiban yang harus dibayar kembali.

Menganggap semua pembelian sebagai biaya

Pembelian stok, peralatan, dan aset perlu dibedakan dari biaya operasional biasa.

Tidak mencatat piutang dan utang

Penjualan atau pembelian yang belum dibayar tetap harus dipantau agar tidak terlupakan.

Baru mencatat transaksi pada akhir bulan

Semakin lama pencatatan ditunda, semakin besar risiko ada transaksi yang hilang atau salah dikategorikan.

Tips agar Pembukuan Lebih Konsisten

Agar laporan keuangan tidak terasa memberatkan, gunakan kebiasaan sederhana berikut:

1. Sediakan waktu 5–10 menit setiap hari untuk mencatat transaksi.
2. Foto setiap nota sebelum disimpan.
3. Gunakan nama kategori yang konsisten.
4. Cocokkan catatan dengan saldo kas dan rekening setiap minggu.
5. Buat laporan pada tanggal yang sama setiap bulan.
6. Periksa transaksi dengan nilai besar secara terpisah.
7. Jangan menghapus transaksi yang salah; buat koreksi agar riwayatnya tetap dapat dilacak.

Anda dapat menggunakan buku tulis, spreadsheet, atau aplikasi pencatatan keuangan. Pilih metode yang paling mudah digunakan secara rutin.

Sistem yang sederhana tetapi digunakan secara konsisten lebih bermanfaat daripada sistem lengkap yang jarang diperbarui.

Kapan UMKM Membutuhkan Bantuan Akuntan?

Pembukuan sederhana dapat dilakukan sendiri ketika transaksi masih sedikit dan struktur bisnis belum terlalu kompleks.

Namun, pertimbangkan bantuan akuntan atau konsultan ketika:

• Jumlah transaksi semakin banyak.
• Bisnis memiliki beberapa cabang.
• Bisnis mulai mempekerjakan banyak karyawan.
• Terdapat transaksi kredit dan persediaan yang kompleks.
• Bisnis membutuhkan laporan untuk investor atau bank.
• Bisnis memiliki kewajiban perpajakan yang memerlukan penanganan khusus.
• Pemilik kesulitan mencocokkan kas, stok, utang, dan piutang.

Akuntan tidak hanya membantu membuat laporan. Mereka juga dapat membantu membangun sistem pencatatan yang sesuai dengan kondisi bisnis.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah usaha kecil wajib membuat laporan keuangan?

Setiap usaha sebaiknya memiliki pencatatan keuangan, meskipun format dan tingkat kerumitannya dapat disesuaikan dengan ukuran serta kebutuhan bisnis. Pencatatan tersebut membantu pemilik mengetahui kondisi usaha dan menyiapkan dokumen ketika dibutuhkan.

Apakah laporan keuangan bisa dibuat menggunakan Excel?

Bisa. Spreadsheet sudah cukup untuk usaha dengan jumlah transaksi yang belum terlalu banyak. Buat lembar terpisah untuk transaksi, laba rugi, arus kas, utang, piutang, dan posisi keuangan.

Seberapa sering laporan keuangan harus dibuat?

Pemilik UMKM sebaiknya mencatat transaksi setiap hari dan membuat ringkasan laporan minimal setiap bulan.

Apakah omzet sama dengan laba?

Tidak. Omzet adalah total nilai penjualan, sedangkan laba adalah pendapatan yang tersisa setelah dikurangi biaya.

Apakah uang pribadi yang dimasukkan ke usaha termasuk pendapatan?

Tidak. Uang tersebut dicatat sebagai tambahan modal pemilik.

Apakah pengambilan uang oleh pemilik termasuk biaya?

Tidak. Pengambilan untuk kebutuhan pribadi dicatat sebagai prive atau pengambilan pemilik, bukan biaya operasional.

Mengapa laporan menunjukkan laba tetapi uang di rekening sedikit?

Hal tersebut dapat terjadi karena ada penjualan yang belum dibayar, pembelian stok, pembelian peralatan, pembayaran utang, atau pengeluaran kas lainnya.

Mulai dari Pencatatan yang Sederhana

Membuat laporan keuangan tidak harus dimulai dengan sistem yang rumit. Mulailah dengan memisahkan uang usaha, mencatat setiap transaksi, mengelompokkan pemasukan dan pengeluaran, lalu menyusun laporan pada akhir bulan.

Tiga laporan yang dapat Anda gunakan untuk memantau usaha adalah:

1. Laporan laba rugi untuk mengetahui keuntungan.
2. Laporan arus kas untuk memantau uang masuk dan keluar.
3. Laporan posisi keuangan untuk melihat aset, utang, dan modal.

Setelah pencatatan berjalan konsisten, Anda akan lebih mudah menentukan harga jual, mengendalikan biaya, menghitung laba bersih, dan merencanakan perkembangan usaha.

Gunakan Kalkulator HPP, Kalkulator Laba Bersih, Kalkulator Margin, dan Kalkulator Break-Even Point dari Bantuin Bisnis untuk membantu mengevaluasi angka usaha Anda secara lebih praktis.